În ciuda promisiunii tehnologiei de a oferi o viață de lux, mulți dintre noi ne petrecem o cantitate destul de mare de timp, având tendința către casele de mesaje fizice și digitale. Reduceți sarcina de stres cu acest ghid util.

Foto de Esparta.

Dacă erai muncitor în orice moment înainte de a spune anii '80, aveai o piscină foarte mică de mesaje primite. Dacă ai fost suficient de important în lanțul de comandă, s-ar putea să ai o inbox fizică la locul de muncă și să primești mesaje telefonice de la secretarul biroului. Acasă ai primi poștă de la poștaș și un alt set de mesaje telefonice înregistrate de cineva care era acasă în timp ce erai plecat - sau nu erau înregistrate deloc dacă nimeni nu era acasă pentru a răspunde la telefon. Asta a fost. Patru „inboxuri” dacă ai fi o persoană ocupată și jumătate, dacă nu erai.

Muncitorul modern, pe de altă parte, are un bazin de inboxuri radical mai mare. Majoritatea oamenilor au inboxuri fizice, căsuțe poștale, e-mail, mesagerie vocală, căsuțe de e-mail pentru o varietate de rețele sociale și servicii online și toate în mai multe.

Următoarea listă de verificare vă va ajuta să faceți cont de cutiile de e-mail și, sperăm, să le reduceți în număr.

1. Evaluează numărul de cutii de e-mail pe care le ai de fapt. Veți dori să aveți un pix și hârtie sau să deschideți un document TXT pentru a urmări:

  • Câte mesaje de e-mail aveți? Pentru ce sunt ele? Asigurați-vă că includeți un cont de e-mail și o singură utilizare.
  • Câte cutii vocale aveți? Pentru ce sunt ele?
  • Câte locuri acasă sunt zone în care lucrurile îți rămân? Acestea sunt căsuțele de casă.
  • Câte locuri de muncă sunt domenii în care lucrurile îți sunt lăsate? Tezele sunt căsuțele dvs. de lucru.
  • Ce alte puncte de colectare aveți? Luați în considerare lucruri precum funcția de notițe de pe telefonul dvs., un bloc de noti pe care îl țineți în buzunar etc.

În acest moment, puteți lua în considerare rescrierea listei pentru a grupa lucrurile în funcție de locația sau scopul fizic. O serie de antete din partea de sus a listei dvs. ar putea fi Muncă, Acasă și orice altă zonă semnificativă de acumulare a căsuței de e-mail pentru dvs., precum un hobby sau o organizație serioasă din care faceți parte.

2. Determinați dacă cutii de e-mail sunt redundante sau inutile. Răspunsul tău imediat ar putea fi să protestezi că niciuna dintre căsuțele de e-mail nu este redundantă sau nu le vei avea. Cu toate acestea, dacă te uiți la lista ta critică, ar putea da un răspuns diferit. Ce se întâmplă dacă aveți mesagerie vocală pe telefonul mobil și mesaj vocal pe telefonul fix la domiciliu? Aveți două căsuțe de mesagerie vocală independente, depinde de dvs. să vă hotărâți dacă merită dificultatea de a tinde spre amândouă. Puncte de vedere:

  • Oamenii care folosesc o cutie primită pot fi tranziționate la utilizarea unei noi intrări?
  • Inbox servește scopului intenționat sau utilizării sale originale? Dacă nu, poate fi pensionat?
  • Cantitatea de timp petrecută verificând această cutie de primire și are tendință de a obține vreo recompensă? Din nou, întreabă-te dacă poate fi pensionat.

3. Când este posibil, îmbinați casetele de casă împreună. Tehnologia, care crede că ne-a oferit mai mult să fim ocupați, ne-a oferit, de asemenea, o multitudine de moduri de a îmbina instrumentele și sarcinile împreună și de a reduce volumul de muncă. În pasul anterior, ați luat în considerare dacă puteți tranzi sau nu persoanele care utilizează una dintre căsuțele dvs. de e-mail pentru a o utiliza pe alta. Un alt tact este să faceți contopirea pe partea din spate și să lăsați calculatoarele să se ocupe de ridicarea grea.

  • Puteți trimite e-mailul la o singură adresă sau puteți utiliza acea adresă unică pentru a verifica mai multe conturi? La începutul acestui an v-am arătat cum să folosiți Gmail pentru a gestiona mai multe conturi de e-mail.
  • Luați în considerare tranziția mesajului vocal, când este posibil, la Google Voice. Am creat un ghid detaliat despre cum să realizăm această tranziție lină și să profităm de o casetă vocală unificată.
  • Când nu puteți contopi o cutie de primire cu o altă cutie primită sau o puteți reduce împreună, faceți pași pentru a o face mai eficientă. În cazul în care urăști să verifici mesageria vocală, de exemplu, poți lua în considerare adăugarea de instrucțiuni la mesajul tău de mesagerie vocală, cum ar fi "bifez această casetă vocală o dată pe zi. Dacă este o situație de urgență, apelați linia principală de la birou la 555-555-1212."

4. Configurează-ți un program pentru golirea cutiilor de e-mail și lipeste-te de el. Acesta este un punct complicat. Oamenii își verifică căsuțele de e-mail într-unul din două moduri. Fie le place să le verifice (gândiți-vă la întărirea intermitentă a verificării unei adrese de e-mail personale pentru a vedea dacă a venit ceva distractiv, fie ați conectat pe Facebook pentru a vedea dacă un prieten v-a trimis vreo comunicare) sau urăște să le verifice (gândiți-vă că telefonul vocal plictisitor ). Soluția atât din punct de vedere al productivității, cât și din punctul de vedere al sănătății este crearea unui program de gestionare a cutiilor de e-mail și să vă respectați.

  • Luați în considerare ce oră a zilei este momentul cel mai eficient și cel mai important pentru a verifica fiecare cutie de e-mail. Grupați-le în funcție de acest moment.
  • Luați în considerare locul unde se află cel mai practic loc pentru a verifica căsuța de e-mail. Poate fi cel mai punctual să îți verifici căsuța poștală fizică la 10:30 când vine poștașul, dar dacă ești la serviciu la 30 de mile distanță, este practic practic.
  • Creați un program de întreținere a inboxului. Un program potențial ar putea fi: verificarea casetelor de lucru la ora 10:00 și din nou la 16:00 înainte de a vă pregăti să plecați acasă pentru a doua zi și să vă verificați căsuțele personale o dată pe zi la 19:00. Programul dvs. personal va varia, dar este important să creați unul, astfel încât să licitați mesaje primite să nu devină munca principală.

Nu este întotdeauna posibil să descifrați o secțiune de primire - oricât de rău doriți să faceți acest lucru! - însă, luându-vă timp pentru a evalua căsuțele pe care le aveți, căutați cele care pot fi decupate sau contopite în alte cutii și menținerea unui program pentru a tinde către aceste cutii de e-mail, astfel încât să nu fiți blocat într-o buclă perpetuă de a încerca să țineți pasul cu noile intrări, puteți reduce stresul de a avea prea multe mesaje primite.

Dacă aveți propriile sfaturi, trucuri sau povești de groază inbox pentru a le împărtăși, hai să auzim despre ele în comentarii.

Recomanda Alegerea Editorului