Indiferent dacă sistemul dvs. de arhivare s-a îndepărtat de dumneavoastră sau nu a fost niciodată într-adevăr sub control, puteți utiliza ghidul nostru util pentru a-l înapoia. Fotografie de juan23for.

Multe persoane au un sistem de arhivare care este în mare parte accidental. La un moment dat, aveau mai multe hârtii decât puteau stoca în mod eficient pe biroul lor, așa că au început să le stropească în dulapuri, sertare și așa mai departe. În alte cazuri, moșteniți un sistem de arhivare, cum ar fi cu un nou loc de muncă și un birou la pachet cu documente.

Ce puteți face pentru a îmblânzi dulapul de fișiere și a-l face un instrument util de stocare și referință în loc de orfelinat de hârtie? Aveți nevoie de un flux de lucru al sistemului de arhivare. Un flux de lucru al sistemului de arhivare este o foaie de parcurs pentru urmărirea hârtiilor în timp ce navighează prin biroul tău. Nu vă putem oferi o foaie de parcurs exactă, dar răspunzând la unele dintre întrebările de mai jos și evaluând nevoile de acasă și de birou, veți putea să vă construiți un flux de lucru al sistemului de înregistrare eficient.

Efectuați o evaluare: Ce doriți de la sistemul dvs. de înregistrare și ce trebuie să furnizeze sistemul dvs. de înregistrare? Indiferent dacă te uiți la cabinetul tău personal din biroul de acasă sau la o bancă de dulapuri din biroul tău tradițional, înainte de a face ceva cu sistemul tău de fișiere, trebuie să elimini exact ceea ce vrei de la sistem și de ce ești nemulțumit cu starea actuală suficientă pentru a fi citit un ghid pentru a-l bate în formă.

  • Puteți găsi cu ușurință documente?
  • Este ușor de făcut eliminarea și înlocuirea fișierelor sau trebuie să forțați folderele înapoi?
  • Fișierele din cabinete pe care le utilizați sunt cele mai frecvent actuale și imediat necesare și utile?
  • Aveți spațiu adecvat pentru fișierele pe care trebuie să le aveți la îndemână?

Unele probleme sunt ușor de rezolvat. Dacă dificultatea dvs. de a găsi documente este etichetele scrise de mână de către ocupantul anterior al biroului, puteți remedia această situație cu un producător de etichete și o după-amiază gratuită. Alte probleme vor avea nevoie de ceva mai mult timp pentru a le rezolva, cum ar fi să ai prea puțin spațiu de stocare pentru fișierele disponibile. Cu toate acestea, înainte de a introduce o comandă de cumpărare pentru zece dulapuri noi, va trebui să faceți mai întâi ceva.

Purgeți-vă cabinetul de fișiere: v-ați uitat peste dulapuri și a enumerat câteva motive pentru care nu sunteți mulțumit de ele, dar înainte de a face orice schimbări radicale, trebuie să vă scufundați în greutate. Există două tipuri de epurări pentru dulapuri de fișiere, într-o fază rupeți fișiere vechi și inutile, iar în cealaltă mutați fișierele necesare, dar vechi în spațiu de stocare profundă - stocarea în adâncime poate fi un dulap de fișiere separat în subsol, camera de înregistrări la biroul dvs. sau orice loc care este departe de biroul central. Care sunt candidații la categorii?

Candidații pentru mărunțire:

  • Facturi pentru utilități - Dacă aveți o factură curentă în mână și informațiile despre aceasta sunt corecte, le puteți mărunți pe cele vechi. Aveți nevoie într-adevăr de o factură prin cablu din 2002?
  • Plătiți Stubs din anii anteriori - După ce primiți W-2 sau un alt document oficial de la angajator la sfârșitul anului, puteți scăpa cioturile de plată.
  • Încasări bancare și bancomate - Când vedeți că suma apare pe extrasul online sau pe hârtie, nu este de obicei nevoie să apucați să păstrați aceste bucăți de hârtie enervante.
  • Declarații cu card de credit - Puteți să le mărunțiți, cum ar fi facturile de utilități, după ce aveți una nouă, cu soldul corect pe aceasta. Puteți lua în considerare plasarea unui extras de pe cardul de credit care are o achiziție mare pe acesta, precum un televizor HD, cu informațiile de garanție pentru acea achiziție mare, dacă cardul dvs. de credit are protecții suplimentare pentru consumatori, care ar putea ajuta la înlocuirea achiziției mai mari.

Candidații pentru depozitare profundă:

  • Declarații fiscale - Regula oftată aici este de 7 ani. Aproape toate auditurile au loc în 3 ani, dar cine să riscăm irita unei agenții cu un buget de arme de foc de 8 milioane de dolari?
  • Situații bancare - Păstrați extrasele bancare timp de cel puțin 3 ani, majoritatea oamenilor greșesc din cauza prudenței și păstrați-le pentru aceeași perioadă de 7 ani în care păstrează documente fiscale.
  • Documente personale critice - Licențele de căsătorie, certificatele de naștere și alte documente dificil de înlocuit ar trebui să fie păstrate în depozitare profundă - de preferință, o locație de depozitare profundă impermeabilă și ignifugă.
  • Situații de economisire a pensiilor - orice lucru legat de investiții, contribuții la un IRA și așa mai departe ar trebui păstrat la nesfârșit.

Lista de exemple de mai sus nu este în niciun fel cuprinzătoare, dar vă oferă un punct de plecare pentru a lua în considerare durata de viață a fișierelor dvs. individuale. Dacă aveți o situație fiscală destul de simplă, puteți găsi tone de referințe online cu privire la cât timp ar trebui să păstrați diverse fișiere. Dacă aveți întrebări, vă recomandăm să consultați contabilul.

Creați un flux de lucru: acum ați evaluat lucrurile pe care doriți să le schimbați în legătură cu sistemul dvs. de fișiere - are nevoie de etichete mai bune, dulapurile sunt slab proiectate etc. - și ați șters fișierele pentru a crea o cameră în dulapuri. Crearea unui flux de lucru de fișiere vă va asigura că nu sunteți acolo într-un an, petrecând un weekend, bătând sistemul de fișiere din nou în formă. Fluxul de lucru al fișierelor poate lua mai multe forme în funcție de nevoile biroului dvs. și de dimensiunea sistemului de organizare pe care îl rătăciți, dar din simplitate, vom presupune că nu sunteți arhivistul unei corporații multinaționale.

Un flux comun de fișiere pentru un birou de origine ar putea arăta astfel:

Zilnic: mesaje de e-mail goale și sortare mail. Fișcați sau rupeți documente noi până la sfârșitul zilei.

Lunar: pe măsură ce noile facturi intră, mărunțesc declarații vechi. O dată pe lună durează câteva minute pentru a citi etichetele din cabinetul tău de fișiere și pentru a stabili dacă orice fișier poate fi mutat la stocare profundă. Ianuarie este o lună critică pentru a fi fără milă de ceea ce merge la depozitarea profundă, ca nu cumva să începi noul an cu aglomerația de anul vechi.

Trimestrial: Pe lângă evaluarea dvs. lunară, consultați spațiul dvs. de stocare profund și vedeți dacă vreun fișier de acolo le-a scăpat utilitatea.

Anual: o dată pe an, veți trece prin fișiere pentru informații legate de taxe. Acesta este un moment excelent pentru a fi brutal în desăvârșirea ta. Trimiteți fișiere vechi la tocator, eliminați fișiere legate de proiecte care sunt defuncte sau care nu mai sunt interesante. Orice facturi vechi, chitanțe și așa mai departe, nu sunt direct legate de impozitele dvs. și, cumva, au scăpat din ochi la începutul anului, ar trebui să fie mărunțite.

Respectați fluxul de lucru: nu pierdeți în greutate gândindu-vă să faceți exerciții fizice și intenționați să mâncați mai bine și nu obțineți un sistem de fișiere strâns și ușor de controlat, intenționând să vă goliți în final mesageria de primire și să încercați să sortați fișierele dvs. . Dacă sistemul dvs. de fișiere este o epavă, va trebui să petreceți ceva timp bătându-l în formă, etichetând folderele și luând decizii cu privire la ce să mărunțiți și ce să le depozitați. Odată ce fișierul a bătut din cale, totuși, va trebui pur și simplu să urmați fluxul de lucru pe care l-ați stabilit, iar documentele și fișierele își vor găsi în mod natural locul în care aparțin și practic se vor îndrepta spre tocatorul atunci când timpul lor este terminat. Utilizarea unui flux de lucru pentru fișiere este un obicei care vă răsplătește cu un sistem de fișiere ușor de utilizat și un dulap de fișiere care nu va crește sub greutatea fișierelor inutile.

Pentru mai multe informații despre configurarea unui sistem de fișiere funcțional, vă recomandăm să consultați o caracteristică anterioară Geek to Live: Extreme Makeover, Filing Cabinet Edition. Aveți un vârf de depozitare sau două proprii? Să auzim despre ele în comentarii.

Miniatură pentru previzualizarea articolului
Geek to Live: transformare extremă, ediție în cabinet

de Gina Trapani

Citește mai mult Citiți
Recomanda Alegerea Editorului